Pengurusan rekod elektronik di bahagian governan dan pentadbiran, Universiti Kebangsaan Malaysia

Abstract

Peningkatan penggunaan teknologi maklumat dan komunikasi (TMK) dalam pengurusan seharian semakin ketara. Ini kerana, pengguna berpendapat bahawa teknologi dapat memudah kerja dan sekali gus mampu meningkatkan kualiti kerja. Namun begitu, kebanyakan institusi pengajian di negara maju berhadapan dengan masalah pengurusan rekod walaupun sistem pentadbiran telah ditambah baik. Pengurusan rekod elektronik masih tidak diberi penekanan oleh kebanyakan universiti sama ada dari segi kebolehcapaian ataupun perlindungan rekod yang dicipta. Cabaran pengurusan rekod elektronik selaras dengan perkembangan teknologi yang pesat pada masa kini adalah genting dan memerlukan universiti mengadaptasi perubahan dengan pantas supaya rekod diurus dan ditadbir secara berkesan, cekap, dan berintegriti. Kajian ini dijalankan bertujuan mengenal pasti tahap kesedaran dalaman terhadap pelaksanaan pengurusan rekod elektronik dan mengenal pasti faktor kelemahan pengurusan rekod elektronik di Bahagian Governan dan Pendtadbiran (BGP), Universiti Kebangsaan Malaysia. Kajian ini menggunakan kaedah kajian tinjauan melalui teknik instrumen borang soal selidik. Seramai 19 responden terlibat dalam kajian ini. Kajian mendapati tahap kesedaran terhadap pelaksanaan rekod elektronik di BGP masih berada pada tahap sederhana. Antara faktor kelemahan pengurusan rekod adalah kerana tidak memahami konsep rekod dan kepentingan rekod, kesukaran untuk mengklasifikasikan rekod sedia ada, tidak ada infrastruktur yang lengkap, dan kakitangan rekod dan teknologi maklumat tidak bekerjasama dalam menjaya dan melaksana pengurusan rekod elektronik Hasil kajian diharap dapat membantu agensi awam, pihak BGP terutamanya dalam meningkatkan usaha ke arah pengurusan rekod elektronik yang lebih cemerlang.