Aplikasi ICT dalam pengurusan rekod: Kajian kes dalam Jabatan Kerja Raya Malaysia

Abstract

Rekod mengandungi maklumat yang boleh menentu kejayaan atau kegagalan sesebuah organisasi. Bagaimanapun sebahagian besar organisasi tidak memberi keutamaan kepada pelaksanaan inisiatif ini sehingga tidak ada polisi digubal bagi menentu halu tuju pengurusan sumber maklumat strategik tersebut. Rekod perlu diurus dengan berkesan bagi meningkatkan kualiti perkhidmatan yang menyumbang kepada peningkatan daya tahan dan daya saing organisasi. Kajian ini menyelidiki pelaksanaan inisiatif pengurusan rekod dalam Jabatan Kerja Raya (JKR), yang merupakan jabatan teknikal terbesar di Malaysia. Kajian memfokus kepada pengurusan rekod mengguna aplikasi ICT dengan objektif untuk mengenal pasti tahap kesedaran tentang polisi mengurus rekod mengguna aplikasi ICT, mengenal pasti tahap penerimaan prosedur mengurus rekod mengguna aplikasi ICT, menyelidiki tahap penggunaan ICT dalam pengurusan rekod, mengenal pasti hubungan antara polisi, prosedur dan penggunaan aplikasi ICT dalam Jabatan Kerja Raya Malaysia. Kaedah tinjauan diguna melibatkan pengedaran 384 borang soal selidik kepada dua belas cawangan di ibu pejabat JKR dan 350 diterima kembali daripada responden yang dipilih secara rawak. Data dianalisis mengguna pakej statistik SPSS versi 11.0. ANOVA satu hala dan ujian Post Hoc Duncan dilakukan bagi melihat hubungan profil demografi terhadap tiga isu yang dikaji. Ujian linear pula diguna bagi meneliti corak hubungan berkenaan. Ujian linear pula dilaksana bagi mengenal pasti coral hubungan antara isu yang dikaji. Kajian menunjukkan 59.1% kakitangan JKR menyedari tentang polisi berkaitan dengan pengurusan rekod, 60.3% menerima prosedur yang dilaksanakan dan 73.1% mengguna ICT bagi mengurus rekod dalam JKR. Penemuan kajian turut menggambarkan dua faktor demografi iaitu cawangan dan kedudukan mempengaruhi peratusan tiga isu secara signifikan. Setiap isu menunjukan hubungan linear.