Rangka kerja pengurusan rekod elektronik pelajar Kolej Vokasional di Malaysia

Abstract

Institusi pendidikan termasuk kolej vokasional semakin banyak mencipta dan mengendali rekod elektronik khususnya rekod pelajar. Rekod ini lazimnya dikendali oleh pensyarah atau pentadbir dengan tanggungjawab memasuk data ke dalam sistem dikenali sebagai Sistem Maklumat Murid (SMM). Individu ini tidak terlatih dalam bidang pengurusan rekod manakala SMM direka bentuk bagi tujuan storan data sahaja tanpa mengambil kira prinsip pengurusan rekod. Pengurusan rekod menitik berat pengurusan yang mencakupi keseluruhan kitar hayat maklumat daripada penciptaan sehingga pelupusan. Pengendalian rekod elektronik di kolej vokasional juga tidak berpandu kepada sebarang rangka kerja yang seharusnya mengambil kira garis panduan yang dikeluarkan oleh Jabatan Arkib Negara Malaysia. Kajian ini bertujuan mencadang pembangunan satu rangka kerja bagi mengurus rekod elektronik pelajar di kolej vokasional zon Melaka dan Negeri Sembilan. Kaedah tinjauan mengguna teknik soal selidik dipilih bagi pengumpulan data yang melibatkan 117 responden dari 9 buah kolej. Sejumlah 73% soal selidik diterima kembali. Data dianalisis mengguna SPSS versi 20.0 melibatkan ujian frequensi, ujian Pearson Chi-Square dan ujian korelasi Rank Spearman dan Kendall. Inisiatif pengurusan rekod elektronik pelajar di Kolej Vokasional Zon Melaka dan Negeri Sembilan memerlu pendekatan yang bersepadu melibatkan banyak pihak serta perlu berpandu kepada suatu rangka kerja bagi memboleh inisiatif dilaksana secara cekap dan berkesan.